Методика и порядок работ по определению, классификации и идентификации


с. 1 с. 2 с. 3 с. 4 с. 5

4.2Моделирование как способ адекватного описания процессов


Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Целью моделирования является создание точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними [10].

Примечание – Такие системы, как деятельность организации или процесс, обладают сложной внутренней структурой и сложным характером взаимодействий между составными элементами. Очень часто невозможность обычными средствами дать простое описание, а следовательно, и обеспечить понимание таких систем делает их проектирование, разработку и поддержание в рабочем состоянии трудоемким и дорогостоящим. С другой стороны, с ростом технического прогресса адекватное описание систем становится все более актуальной проблемой.


Моделирование предполагает наличие в обязательном порядке установленного набора изобразительных (выразительных) средств и правил – способа описания объекта. Среди наиболее распространенных способов описания можно выделить:

  • Вербальное описание – описание на естественном языке.

Например, настоящие Рекомендации являются описанием методики и порядка работ по определению, классификации и идентификации процессов на естественном языке.

Примечание – Для стандартизации это наиболее характерная и привычная форма описания. Следует отметить, что этот способ описания не всегда обеспечивает необходимый и достаточный уровень «адекватности».



  • Математическое описание – описание с помощью средств и правил математики.

Например, статистическая модель для анализа и прогнозирования технологического процесса, составленная на базе теории вероятности, математической и прикладной статистики.

  • Графическое описание – описание объекта с помощью средств и правил графического изображения.

Например, ЕСКД (единая система конструкторской документации) – набор средств и правил получения графического описания объекта, называемого чертеж.

Примечание - Следует отметить, что нет четких границ между приведенными способами описания и соответствующими им моделями. Как правило, каждая модель использует средства и правила других моделей. Например, математическая модель может содержать как элементы вербальной модели (словесное сопровождение), так и элементы графической модели (поясняющие схемы, рисунки и т.п.).


Описание должно иметь конкретное назначение. Это означает, что модель, как промежуточный этап системного подхода к менеджменту, разрабатывается для достижения конкретных целей. В случае процессного подхода в рамках системы менеджмента качества описание (модель) процессов создается для целей менеджмента процессов (планирования, обеспечения, управления и улучшения).
Примечание - Для сложных систем достаточно трудно получить одно единственное описание, отвечающее на все вопросы менеджеров, пригодное для достижения существующих целей. Являясь по своей природе многогранной по формам и содержанию представления, система как совокупность взаимосвязанных компонентов может быть описана в виде целого ряда самостоятельных, законченных моделей, количество которых определяется главным образом целями менеджмента. Типичный пример сложной системы – организация, которая может быть представлена как:

  • система процессов, с помощью которой организация выполняет свою миссию;

  • совокупность информационных объектов и потоков информации в организации;

  • организационная структура, которая определяет подчиненность между подразделениями и отдельными сотрудниками;

  • инфраструктура (территории, здания, сооружения, коммуникации), и т.д.

Соответственно различные представления организации или ее системы менеджмента могут быть описаны соответствующими моделями, отвечающими на конкретные вопросы. Например, функциональная модель представляет описание с требуемой степенью детализации сети процессов с целью их планирования, обеспечения, управления и улучшения. Модели данных (информационные модели) представляют собой подробное описание объектов и типов информации и данных с целью оптимизации и последующей автоматизации и т.д.

4.2.1Методология функционального моделирования

Одной из наиболее распространенных методологий для создания функциональных моделей (описаний) сложных систем и процессов является методология IDEF0 [3].

Основные принципы и понятия методологии IDEF0 приведены в Приложении А данного документа.

Примечание - В 1993 году методология IDEF0 была утверждена в качестве федерального стандарта США для функционального моделирования [4].

В 2000 году Госстандарт России принял Руководящий документ «Методология функционального моделирования IDEF0» для целей реинжиниринга деловых процессов и процессов менеджмента качества [5].

4.2.1.1Цель и назначение функциональных моделей


Целью построения функциональной модели процесса является необходимое и достаточное формализованное описание всех подпроцессов, из которых состоит моделируемый процесс, а также характера взаимосвязей между ними. Будучи построенной, такая модель способна обеспечить полное представление как о функционировании исследуемого процесса, так и о всех имеющих в нем место потоках информации и материалов.

Функциональная модель отражает функциональную структуру системы процессов, составляющих деятельность организации. Она используется для формализации знаний о структуре деятельности организации, анализа деятельности «как есть», выявления «узких мест» и проектирования функциональной структуры «как должно быть».


4.2.1.2Связь IDEF0 с процессным подходом в СТБ ИСО серии 9000


В различных источниках, трактующих или упоминающих процессный подход, предлагаются различные способы представления процессов (Рис. 2).

Рис. 2. Модели представления процессов:

(А) - в соответствии с [1], (Б) – в соответствии с [7], (В) – в соответствии с методологией (стандартом) IDEF0 [5].

Очевидно, что методологические подходы IDEF0 к формализованному представлению процесса являются в наибольшей степени адекватными по отношению к подходам менеджмента качества в соответствии с требованиями СТБ ИСО 9001-2001, что очень важно и привлекательно, в том числе, для целей сертификации.

Примечание - Можно позволить себе такую интерпретацию преимущества IDEF0 – подхода к описанию процессов по сравнению с традиционным (для промышленных предприятий). Предположим необходимо разработать проект изделия – вала. Это можно сделать двумя путями:

Первый – описание вала словами, типа: …тело цилиндрической формы с N ступенями. Левая ступень имеет диаметр…. и т.д. со словесным изложением конструктивных особенностей (фасок, канавок, галтелей и т.п.), требований к размерам, форме, расположению, шероховатости, материалу.

Второй – графическое изображение вала в виде чертежа, выполненного в соответствии с определенными правилами –ЕСКД.

Ни у кого не вызывает сомнения, что второй подход значительно более нагляден, реалистичен, «готов» к анализу (управлению, улучшению).

Если провести параллель описания процессов в рамках систем качества с такой аналогией, то:

Первый подход – традиционный подход описания процессов в виде стандартов, методик, инструкций.

Второй подход – графическое изображение сети процессов с интегрированным первым подходом.

Можно сказать, что IDEF0 – это аналог ЕСКД (ЕСТД) для разработки и идентификации сети процессов компании в рамках системы качества, позволяющая сделать проект системы качества как сети процессов более наглядным (прозрачным), увязанным, «готовым» к регулярному анализу, управлению, улучшению.



4.3Определение процессов


Процедура определения процесса предполагает получение ответов на два основных вопроса:

  • что есть процесс, что он из себя представляет;

  • каково его место среди других процессов в системе.

В связи с этим, определение процесса включает:



  • описание составных элементов процесса, т.е. процессов, из которых состоит рассматриваемый процесс;

  • описание границ (рамок) процесса, т.е. его входов и выходов. Входы и выходы определяют:

  • структуру, взаимосвязи и взаимозависимости между (под-)процессами в рамках рассматриваемого процесса;

  • структуру, взаимосвязи и взаимозависимости процесса с другими процессами, а также с внешними поставщиками и потребителями.

Примечания:

1. Методика выделения сети процессов, определяющих качество конечной продукции, из общей совокупности процессов организации базируется на технике иерархического моделирования IDEF0 [3 - 5].

2. Процесс в нотации «как есть» - не всегда добавляет ценность продукту на выходе, но при этом он должен быть определен наравне с другими процессами. Такие процессы по результатам анализа являются объектом улучшения.

4.4Классификация процессов


Классификация процессов предполагает наличие заранее заданного (обусловленного) списка категорий и предполагает отнесение того или иного процесса к той или иной категории. Выбор (задание) категорий определяется задачами, для решения которых применяется классификация.

В Рекомендациях классификация процессов применяется для решения задачи соответствия процессов в организации требованиям, представленным в СТБ ИСО 9000-2001, СТБ ИСО 9001-2001 и СТБ ИСО 9004-2001. С другой стороны, классификация процессов используется для целей эффективного менеджмента процессов.


4.4.1Классификация деловых процессов


Деятельность организации состоит из деловых процессов. Количество различных деловых процессов зависит от ряда факторов. Среди наиболее значимых факторов следует выделить:

  • виды продукции и услуг, производимые организацией;

  • особенности различных групп потребителей продукции;

  • особенности различных групп поставщиков сырья и ресурсов.

Например, швейная фабрика приобретает сырье (ткани, нитки, пуговицы и т.д.), производит продукцию (шьет женские пальто) и поставляет их своим потребителям. Значит, в деятельности швейной фабрики имеет место деловой процесс по производству и поставке женских пальто. Помимо этого, швейная фабрика имеет на своем балансе общежитие и оказывает гостиничные услуги. Оказание гостиничных услуг следует рассматривать как отдельный деловой процесс.

Примечание – Процесс можно рассматривать в качестве делового процесса, если этот процесс лежит в основе отдельного вида деятельности организации.


Деловой процесс включает три существенно отличающиеся группы (категории) процессов:

  • процессы жизненного цикла;

  • процессы менеджмента;

  • процессы обеспечения ресурсами (вспомогательные или обеспечивающие процессы).

Каждая категория процессов, в свою очередь, подразделяется на категории более низкого уровня иерархии.

Так, процессы жизненного цикла могут быть подразделены на отдельные процессы, каждый из которых соответствует определенному этапу жизненного цикла продукции: маркетинг, проектирование и разработка продукции, планирование и разработка процессов (технологических) и т.д. (Рис. 3).

Категории, с помощью которых осуществляется классификация процессов в рамках деловых процессов в организации, представлены в виде иерархической структуры на Рис. 3.

Рис. 3 Иерархическая структура категорий процессов в деловом процессе

Различные деловые процессы в организации могут содержать разное количество этапов жизненного цикла продукции. При этом каждый этап жизненного цикла продукции может описываться в виде отдельного процесса.

Примечания:

1. Жизненные циклы разнородных типов продукции и результатов деятельности могут отличаться по причине их различной природы. Из-за этого будут отличаться деловые процессы, соответствующие этим видам продукции или результатов деятельности.

Например, жизненные циклы женских пальто и гостиничных услуг различаются из-за природы выходов процессов: продуктов и услуг соответственно.

2. Жизненные циклы однородных типов продукции и результатов деятельности также могут отличаться. Среди процессов жизненного цикла конкретной продукции следует выделять процессы ключевые и неключевые. Неключевые процессы могут быть реализованы как услуги сторонних организаций. Естественно, что управление этими процессами существенно различается. Неключевые процессы жизненного цикла, реализуемые сторонними организациями, не входят в состав делового процесса и не подлежат системному управлению. В данном случае такие процессы являются внешними по отношению к деловому процессу. Их управление ведется по линии «взаимоотношений с внешними поставщиками» на контрактной основе.

Например, швейная фабрика выпускает пальто собственных моделей и пальто по моделям, приобретенным по лицензии. Очевидно, что этапы жизненного цикла будут отличаться по крайней мере по наличию или, соответственно, отсутствию этапа «разработка и проектирование продукции».


Процессы обеспечения ресурсами часто называют вспомогательными процессами. Их нельзя отнести ни к процессам менеджмента качества, ни к процессам жизненного цикла. Отличительной особенностью этих процессов является то, что результатами этих процессов являются ресурсы, которые используются при выполнении процессов жизненного цикла и/или менеджмента. Стоимость (ценность) ресурсов, создаваемых или обрабатываемых в рамках процессов обеспечения, напрямую не переносится в стоимость (ценность) продукции, производимой в рамках процессов жизненного цикла. Хотя косвенная связь существует.

4.4.2Классификация процессов менеджмента качества


Процессы менеджмента качества относятся к категории процессов менеджмента. В отличие от процессов жизненного цикла и процессов обеспечения ресурсами категории процессов менеджмента качества четко определены в СТБ ИСО 9000-2001. В стандарте выделены следующие категории процессов, относящихся к системе менеджмента качества (Рис. 4):

  • процессы высшего руководства;

  • менеджмент ресурсов;

  • процессы жизненного цикла продукции (в части обеспечения «управляемых условий» процессов жизненного цикла);

  • процессы измерения, анализа и улучшения.

Примечание – Дополнительно в СТБ ИСО 9000-2001 выделяют процессы системного уровня. К этой категории относятся процессы развертывания (создания), поддержания в рабочем состоянии и улучшения собственно системы менеджмента качества.
Таким образом, классификация процессов позволяет

  • выделить среди процессов, составляющих деятельность организации, процессы, относящиеся к системе менеджмента качества;

  • выделить среди процессов менеджмента качества процессы, которые относятся к различным категориям, определенным в СТБ ИСО 9000-2001.



Рис. 4. Классификация процессов системы менеджмента качества в СТБ ИСО 9001-2001.


Результатом классификации процессов является ответ на вопрос: все ли процессы, определенные в СТБ ИСО 9000-2001, выполняются в рамках деятельности организации.

с. 1 с. 2 с. 3 с. 4 с. 5

скачать файл